GMAIL · 15 MIN
E-Mail-Intros
→Alle fünfzehn Minuten liest der Agent neue E-Mails — Intros, Weiterleitungen, Antworten. Er erfasst den Kontakt, wählt das Routing und entwirft den CRM-Eintrag. Nichts geht verloren.
06 — INBOX → CRM
Jedes Intro,
angereichert
und im CRM.
WhatsApp-Weiterleitung, E-Mail-Intro, Visitenkarte vom Event letzte Woche — erfasst, angereichert, entdoppelt, einem Owner zugewiesen. Bei dir meldet sich nur, was zählt.
Das Problem
WhatsApp-Weiterleitungen. E-Mail-Intros. Karten in der Jackentasche.
Jeder Gründer hat dieselbe dunkle Ecke im Dealflow. Das Intro von Tom auf WhatsApp zu Felix bei Acme. Die E-Mail vom Investor mit drei Namen darin. Die Visitenkarten von der Konferenz letzte Woche, noch in der Jackentasche. Die Kunden, die auf deinen Launch-Post mit „lass uns reden“ geantwortet haben. Jeder davon ein Deal. Jeder davon verschüttet, weil genau in dem Moment, in dem er ankam, keine Zeit war, ihn in HubSpot einzutippen.
- — WHATSAPP Weiterleitungen von Tom zu Felix — bis Dienstag unter Gruppenchats begraben.
- — E-MAIL Intros von Investoren und Kunden, mit Stern markiert, nie wieder angefasst.
- — KARTEN ein Stapel vom Event — drei Wochen später immer noch in der Jackentasche.
- — CRM leer bei allen, die der Gründer persönlich getroffen hat — den Deals, die am meisten zählen.
Die besten Leads waren die, die niemand eingetippt hat.
Der Wechsel
Inbox rein.Angereichert.Eine DM raus.
Die meisten CRM-Tools gehen davon aus, dass jemand die Zeile eintippt. Das passiert nicht. Das Intro liegt in WhatsApp, die Karte in der Jacke, die E-Mail mit Stern oben in der Inbox, bis sie nach unten rutscht. Der Deal verpufft nicht, weil der Lead schlecht war, sondern weil zwischen „Person erwähnt“ und „Person im CRM“ kognitiver Aufwand liegt — und genau der fehlt dir.
Der Wechsel ist das Master-Agent-Muster. Eine Oberfläche in Inbox-Form — Gmail, WhatsApp, abfotografierte Karten, sogar weitergeleitete LinkedIn-DMs — läuft in einen Router. Der Router erfasst den Kontakt, reichert ihn an, gleicht ihn mit dem CRM ab, entscheidet über das Routing (LEAD ins CRM, RECHNUNG an den Accountant, SUPPORT an den Docs Agent, RAUSCHEN ins Archiv) und meldet sich nur bei den relevanten. Eine Slack-DM am Tag: die Leute, die zwanzig Minuten deiner Zeit wert sind, mit dem „Warum“ gleich dabei.
Du tippst nie wieder eine Kontaktzeile ein. Das CRM füllt sich genau in den Ecken, die früher leer blieben.
Was er sortiert
Alles, was nach Inbox aussieht.
Der Router sieht jede Nachricht und entscheidet, was sie ist — dann leitet er sie an das passende Koios-Tool weiter oder legt sie ab. Deine Inbox wird zur Triage-Warteschlange ohne einen einzigen Button.
- ·LEADIntros, Weiterleitungen, neue Interessenten → ins CRM mit Owner, Quelle, Intro-Kontext und einer entworfenen ersten Antwort.
- ·KUNDESupport-Fragen und Produktfeedback → an den Docs Agent oder deinen Helpdesk, du bleibst außen vor.
- ·RECHNUNGLieferantenrechnungen und Belege → an den Accountant Agent für OCR, Umsatzsteuer-Zuordnung und Buchung.
- ·PERSÖNLICHAlles, was an dich persönlich geht → bleibt unangetastet in deiner Inbox. Der Agent sortiert nicht dein Leben.
- ·RAUSCHENNewsletter, Marketing, automatische Benachrichtigungen → still archiviert. Keine tägliche Inbox-Zero-Show.
- ·RELEVANTKontakte mit starkem Signal, die der Agent für dich markiert → eine Slack-DM, das „Warum“ gleich dabei.
So funktioniert es
Lesen. Erfassen. Anreichern. Entscheiden.
Für jede eingehende Nachricht liest der Router den Inhalt, erkennt Person und Anliegen, reichert den Kontakt über Apollo, Cognism oder LinkedIn an, prüft, ob es ihn im CRM schon gibt, und entscheidet, wohin die Arbeit gehört. Die meisten Entscheidungen fallen still — nur die relevanten Kontakte stupsen dich an. Dank Master-Agent-Muster ist das Weiterleiten an andere Koios-Tools (Accountant Agent, Docs Agent) schon eingebaut.
“Von einem Agent sortiert.das ist das ganze Produkt
Integrationen
Sitzt zwischenInbox und CRM.
Liest Gmail, WhatsApp, LinkedIn-DMs und abfotografierte Karten. Reichert an über Apollo, Cognism oder LinkedIn. Schreibt in HubSpot, Pipedrive, Salesforce oder Tabellen. Leitet den Rest an Docs Agent oder Accountant Agent weiter. Meldet sich per Slack, aber nur, wenn es zählt.
NACHRICHTEN · HANDY
WhatsApp-Weiterleitungen
→Leite einen Kontakt, einen Screenshot, eine Sprachnachricht weiter — der Agent findet die Person, strukturiert alles und entwirft die CRM-Zeile. Das Intro von Tom stirbt nicht mehr in deinen DMs.
EVENTS · FOTO
Visitenkarten
→Karte mit dem Handy fotografieren, reinwerfen. Der Agent erfasst Name, Titel, Firma, E-Mail und Telefon — und holt den Rest aus LinkedIn, bevor die nächste Session beginnt.
APOLLO · LINKEDIN
Erfassen + anreichern
→Name, Firma, Titel und Kanal kommen aus der Nachricht. Telefon, E-Mail, Persona, Seniorität, Firmengröße, letzte Jobwechsel — live aus Apollo, Cognism und LinkedIn.
HUBSPOT · PIPEDRIVE
CRM
→Abgeglichen mit dem, was schon in deinem CRM steht. Owner automatisch zugewiesen, Quelle getaggt, Intro-Kontext angehängt. Der Deal startet mit dem „Woher wir sie kennen“ im Datensatz.
SLACK · NUR RELEVANTE
Der Ping
→Du bekommst eine Slack-DM am Tag: die Kontakte, bei denen sich ein Follow-up lohnt, mit Kontext und vorgeschlagener Antwort. Sonst meldet sich nichts. Gar nichts.
Inbox rein. Eine DM raus. Der Rest ist erledigt.
Der Nebeneffekt
Das CRM
füllt sich selbst.
Nach sechs Monaten steht im CRM jeder, den du wirklich getroffen hast — auch die Gespräche, die früher in WhatsApp-Threads und Konferenzjacken versandet sind. Das Follow-up, das zählt, bekommt endlich den zweiten Kontakt, weil die Zeile existiert und der nächste Schritt schon notiert ist. Die Stunde, die du sonntags mit Inbox-Triage verloren hast, gehört wieder dir; die Kontakte mit starkem Signal kommen als eine Slack-DM, das „Warum“ im Datensatz.
1 DM
Pro Tag, nur relevante
0 Kontakte
Von Hand getippt
So kommt es an
Wir verbinden die Inboxen. Wir stimmen das Routing ab. Es sortiert.
01 · VERBINDEN
Tag eins.
Gmail, WhatsApp-Weiterleitungen, ein Ablageordner für Kartenfotos aus deiner Handy-Galerie. CRM als Ziel, Datenquellen zum Anreichern, Slack-Channel. Die Master-Agent-Harness wird mit Docs Agent und Accountant Agent verbunden, falls du sie nutzt.
02 · ABSTIMMEN
Woche eins.
Wir kalibrieren die Routing-Regeln an deiner echten Inbox — was für dich ein LEAD ist, was ein KUNDE, was RAUSCHEN. Wir legen die Schwelle fest, ab der ein Kontakt dich anpingt und wann er still im CRM landet.
03 · SORTIEREN
Ab Woche zwei.
Nachrichten kommen rein. Der Router liest, reichert an, leitet weiter. Das CRM füllt sich selbst. Du siehst eine Slack-DM am Tag mit den relevanten Kontakten. Wir sind da, wenn du einen neuen Kanal anbinden oder eine Routing-Regel ändern willst.
/ Bereit, wenn du es bist
Sieh, wie sich die Inbox selbst sortiert
Zwanzig Minuten. Wir gehen durch, wie deine Inbox aussieht, welches Routing du willst und wie eine Slack-DM am Tag aussieht.
Oder per E-Mail an matthias@lifeisapitch.io