GMAIL · 15 MIN
E-Mail-Eingang
→Alle fünfzehn Minuten durchsucht der Agent Gmail nach Rechnungen — PDF-Anhänge, Portal-Links, Inline-HTML. Jede wird per OCR gelesen, zugeordnet und als Entwurf zur Prüfung in sevDesk angelegt.
08 — ACCOUNTANT AGENT
Deine Buchhaltung,
immer
aktuell.
PDF mailen oder ablegen — OCR, Umsatzsteuer zugeordnet, als Entwurf in sevDesk, abgeglichen mit Qonto und Stripe. GuV, EÜR, UStVA auf Abruf. Gebaut für UGs und GmbHs im DACH-Raum.
Das Problem
sevDesk in fünf Tabs. Belege in iCloud. Panik am Sonntag davor.
Jeder Gründer mit einer deutschen UG oder GmbH kennt die Schleife. sevDesk in einem Tab. Qonto im nächsten. Stripe im dritten. RevenueCat in einem Tab, von dem du vergessen hast, dass er offen ist. Rechnungen kommen per E-Mail, werden als „To-do“ markiert, gehen unter und tauchen zwei Wochen später wieder auf, wenn der Steuerberater nachfragt. Der Belegordner in iCloud ist halb sortiert. Die GuV entsteht am Wochenende vor der Frist von Hand, weil niemand den Zahlen im System so recht getraut hat. Wenn sie abgegeben ist, hängt das nächste Quartal schon einen Monat hinterher.
- — E-MAILS Rechnungen, verschüttet in derselben Inbox wie Newsletter und Verträge.
- — BANK Qonto, Stripe, RevenueCat — drei Abgleiche, viermal scrollen.
- — BELEGE die Hälfte fehlt, gefunden am Sonntag vor der Frist beim Steuerberater.
- — BERICHTE GuV, EÜR, UStVA — von Hand, in Panik, jedes Quartal.
Die Buchhaltung hing jedes Quartal hinterher.
Der Wechsel
Mail rein.Gebucht.Abgeglichen.
Die meisten Buchhaltungstools sind ein Tab. Die Arbeit — Rechnungen hinterherlaufen, Umsatzsteuer zuordnen, Bankumsätze abgleichen, die UStVA vorbereiten — macht weiterhin der Gründer, am Sonntag. Der Agent dreht das um. sevDesk bleibt die Source of Truth; der Steuerberater sieht, was er immer gesehen hat. Alles vor sevDesk läuft auf Autopilot.
Ein Cronjob startet den Agent alle fünfzehn Minuten. Er liest Gmail, jagt PDF-Anhänge und Portal-Links durch die OCR, ordnet die Umsatzsteuer nach deinen bisherigen Buchungen zu, entwirft die Buchung in sevDesk und legt sie dir zur Freigabe mit einem Klick hin. Täglich gleicht er Qonto, Stripe und RevenueCat mit den gebuchten Belegen ab, mit ±4 Tagen und ±5 % Toleranz — und pingt Discord, wenn ein Beleg fehlt. Wöchentlich rechnet er die Prognose. Auf Abruf entwirft er GuV, EÜR oder UStVA.
Du gibst frei. Du tippst nie wieder einen Beleg in ein System.
Was er übernimmt
Jeder Beleg. Jeder Bericht.
Gebaut speziell für die Buchhaltung im DACH-Raum — deutsche Umsatzsteuerregeln (19 % / 7 % / Reverse Charge / Versicherungsteuer), sevDesk als Source of Truth, Qonto als gespiegelte Bankebene. Was in einen Tab passt, bleibt im Tab; alles andere läuft auf Autopilot.
- ·RECHNUNGSEINGANGGmail-Scan + PDF-OCR + Umsatzsteuer-Zuordnung — alle 15 Minuten, deine Bücher bleiben aktuell.
- ·BANKQonto, Stripe und RevenueCat mit den Belegen in sevDesk abgeglichen — ohne dreifaches Nachprüfen.
- ·AUSGANGSRECHNUNGENRechnungsentwürfe aus erfasster Zeit oder Vertragskonditionen — wiederkehrende Abrechnung auf Autopilot.
- ·BERICHTEGuV, EÜR, UStVA — auf Abruf, formatiert, bereit für deinen Steuerberater.
- ·PROGNOSEWöchentliche Jahresprognose mit drei Methoden × drei Szenarien — Liquidität, Ausgaben, Gewinn, Steuern.
- ·ALERTSTäglicher Check auf fehlende Belege; Discord-Ping, wenn etwas nicht passt.
So funktioniert es
Inbox rein. Bücher raus.
Eine E-Mail mit Rechnung kommt an. Der Agent liest das PDF per OCR, erfasst Lieferant, Positionen und Umsatzsteuer, ordnet alles nach deinen bisherigen Buchungen zu, entwirft den Beleg in sevDesk und legt ihn zur Prüfung vor. Sobald der passende Umsatz bei Qonto eingeht, wird der Beleg automatisch abgeglichen. Du siehst eine Zeile in der Freigabe-Warteschlange; der Rest des Systems weiß schon, was damit zu tun ist.
“Von einem Agent gebucht.das ist das ganze Produkt
Integrationen
Sitzt aufdeinem DACH-Stack.
Gmail, sevDesk, Qonto, Stripe, RevenueCat, Clockify, Discord, iCloud/Drive — der Stack, den du schon nutzt. sevDesk bleibt die Source of Truth (das, was dein Steuerberater sieht); alles davor läuft auf Autopilot.
ICLOUD · DRIVE
Ablageordner
→Massen-Upload aus einem iCloud- oder Drive-Ordner — der Watcher trennt PDFs mit mehreren Rechnungen, gleicht Dubletten mit sevDesk ab und nutzt dieselbe Pipeline wie der E-Mail-Eingang.
QONTO · STRIPE
Bank
→Bankumsätze aus Qonto über sevDesk gespiegelt, Stripe und RevenueCat direkt daneben. Einnahmen, Erstattungen, Bankgebühren — jeder Zahlungsfluss mit den Büchern abgeglichen.
ABGLEICH · ±4 TAGE
Belege
→Täglicher Abgleich zwischen Umsätzen und Belegen mit ±4 Tagen und ±5 % Toleranz — Discord-Ping, wenn ein Beleg fehlt, damit nichts bis Sonntag liegen bleibt.
GUV · EÜR · USTVA
Berichte
→GuV, EÜR, UStVA auf Abruf — entworfen, formatiert, bereit für den Steuerberater. Keine Tabellen, kein manuelles Zusammenrechnen, keine Panik zum Quartalsende.
WÖCHENTLICH · 3 SZENARIEN
Prognose
→Wöchentliche Jahresprognose — drei Methoden × drei Szenarien. Liquiditätsreichweite, Ausgaben, Gewinn, geschätzte Steuern, alles in einer Ansicht, die sich aktualisiert, während du schläfst.
sevDesk bleibt die Source of Truth. Alles davor läuft von selbst.
Der Nebeneffekt
Der Sonntag
gehört wieder dir.
Die Panik vor dem Belegordner verschwindet. Der Steuerberater hört auf, wegen fehlender Belege zu mailen. Die GuV läuft in fünf Sekunden, weil die Arbeit schon erledigt ist, alle fünfzehn Minuten, das ganze Quartal. Die Prognose aktualisiert sich, während du schläfst. Die Stunde, die du sonntags mit dem Abgleich von Stripe und Qonto verbracht hast, fließt zurück ins Produkt — oder einfach in den Sonntag.
~4 h
Pro Woche zurück
0 Tabs
Buchhaltung offen
So kommt es an
Wir verbinden den Stack. Wir lernen dein Muster. Es bucht.
01 · VERBINDEN
Tag eins.
Wir verbinden Gmail, sevDesk, Qonto, Stripe, RevenueCat und Clockify. Der Agent läuft in einer Harness auf Supabase-Basis; sevDesk bleibt die Source of Truth, die dein Steuerberater sieht.
02 · LERNEN
Woche eins.
Wir trainieren die Umsatzsteuer-Zuordnung auf deinen Buchungen der letzten zwölf Monate, kalibrieren die Toleranzen für den Belegabgleich an deinen Bankmustern und entwerfen deine erste GuV / EÜR / UStVA, damit du Zeile für Zeile vergleichen kannst.
03 · BUCHEN
Ab Woche zwei.
Rechnungen kommen rein. Der Agent liest, ordnet zu, entwirft. Du gibst frei. Berichte entstehen auf Abruf. Wir sind da, wenn du eine neue Einnahmequelle anbinden oder ein schärferes Szenario in der Prognose willst.
/ Bereit, wenn du es bist
Sieh deine Buchhaltung, immer aktuell
Zwanzig Minuten. Wir gehen durch, wie dein Setup aus sevDesk, Qonto und Stripe aussieht und wie eine Woche mit laufendem Agent aussieht.
Oder per E-Mail an matthias@lifeisapitch.io